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さまざまな業務を効率化するオンラインアシスタントとは？
小さな店舗から大手企業にとって「雑務」と呼ばれる、自分がやらなくてもいい作業。
しかし、サボれない作業、この雑務が多ければ多いほど、本業で成果を上げることが困難となります。そんな雑務や業務を効率化するオンラインアシスタントとは？どのようなものか知っていますか。
オンラインアシスタントとは
オンラインアシスタントとは、日ごろ行わなければならない業務の中で「自分自身が手を下さなくても、誰でもできるような業務＝雑務」を一手に引き受けてくれるサービスです。仕事内容の依頼は、インターネットを介したオンラインチャットや電話でお願いすることになります。
なぜ、このようなサービスに注目が集まり評判が良いのかといえば、企業にとって面倒な雑務を一手に引き受けてくれるというメリットがあるからです。
例えば、営業職の方が時間を割いて請求書や見積書を作るより、1件でも契約を獲得してきた方が、企業としての収益だけでなく、個人の評価や収入のプラスに繋がることでしょう。
もちろん、店舗経営している方であっても、雑務に追われ本業に力を注げないより、集客を掛けた方が売上に影響します。
また、少人数の企業の経理や庶務に属する女性社員が妊娠により、長期休暇で会社を離れることになれば、スケージュール管理や会計などの業務を引き継がなければなりません。そして、その業務を複数人で分担するのか、一手に他の従業員やアルバイトが受け持つのかなど、さじ加減も難しいポイントです。
企業内部の雑務でのもたつきは、企業の売上高に関わる重大な問題。
そんな大切な中核を、効率化させ無駄を省きたいと願うケースは非常に多いのです。
様々な業務の一部を預けられるオンラインアシスタントは、大手企業や中小企業に個人事業主が、本業で利益を上げるためのサポーターとして取り入れることは、プラスに働くと言えます。
オンラインアシスタントには何を頼める？
今回、紹介するサービスは、
さんの情報を元にご紹介いたします。
実際にオンラインアシスタントを利用するにあたって、何をお願いできるのか？
このように疑問を抱く方は多いのではないでしょうか。
そのサービス内容は、多岐に渡ります。
【リサーチ業務】
競合調査リサーチ・商品／価格リサーチなど時間を膨大に要することにもなるであろうデータの収集や、新聞紙面の見出しに情報のピックアップまで依頼できるのです。
Googleサーチコンソールやアナリティクスは、サイトを作成した業者が入れてくれたけれど、データの見方が分からない。他社の状況が把握できていないというのは、現代の情報戦線ではデメリットでしかありません。
【スケージュール調整】
日々のスケジュールのリマインドだけでなく、会合やお店の予約に出張の際のホテルのリストアップ・航空券や新幹線のリサーチから予約まで。
弁護士さんなど会食が多い方にとっては、細かいスケジュール管理やお店の予約に移動手段の手配だけで時間を割かれてしまうのではないでしょうか。
【電話対応・メール対応業務】
顧客へのご案内メールの送信や社内メール配信といった業務から、秘書的な役割も担ってくれるため代表へのお問い合わせの第一次受けといった受電代行も行ってくれます。
小規模な企業にとっては、受電やメール配信・返信業務に人員や時間を費やしたくないといったケースは非常に多いこともありますが、見込み顧客への追客や自社の情報共有は必要な業務ですので、安心して任せられるのはポイント高いですね。
【事務的な業務】
データ入力やExcelのデータ整理といった誰が行っても時間がとられてしまう作業から、業務マニュアル作成やテープ起こしに、英語などの翻訳といった様々な業種に依頼を掛けなければならない業務を一手に引き受けてくれるといったメリットがあります。
淡々と単純な作業だけどミスが許されないデータ入力などの処理が一番キツイという方も多くいます。そして、グローバル化する現代社会において、翻訳などの業務といった国際的な対応まで網羅しているというサービスの幅の広さには脱帽です。
この他にも、WEBサイト運用などオンライン業務のサポートも行ってくれます。
このように、スキル幅が広くサービス内容は多岐にわたり、社員で分担しても賄い切れないサポートを受けられるのです。また、今まで分散して他業者へ依頼していた内容も、一つに任せることでコストダウンにも繋がります。
人員を割くのであれば、利益につながる方向性に導くことが大切なため、極力誰がやっても成果が出ることは、社員にはやらせたくない。と考える管理職の方は多いはずです。
そして、自分がやれば1時間程度で終わる業務が、オンラインアシスタントに頼むことで倍の時間が掛かったとしても、自分に1時間以上の猶予が生まれることにより、それだけ本業に時間を回せられると考えれば、気分的な余裕も生まれストレスも軽減させられます。
現代的なオンラインアシスタントの利用
便利そうなオンラインアシスタントを利用することに抵抗を感じるという方の中には、セキュリティ面での不安や情報漏洩といったデメリット面に目が行くのではないでしょうか。
しかし、現代のIT社会においてのリスクヘッジというのは、どのような企業も対策を講じていても起こり得る状況でもあります。大手企業での情報漏洩などのニュースを目の当たりにすれば、誰しも気が付くはずです。完全な防御は難しいことに。
むしろ、便利なサービスを利用しないことは勿体ないことなのです。
オンラインアシスタントのサービスであってもセキュリティ対策を当然講じています。
それよりも、クラウドソーシングや多くの企業に業務を分散することで生まれる、リスクと比較すれば、どちらがリスクが高いのか比較も出来ますし、リスク回避も可能となることでしょう。
分散しなくてよい業務をオンラインアシスタントに依頼することで、コストダウンにも繋がり、自社・自身の成果を生み出す道筋をサポートしてくれる優秀なサービスとしておすすめできます。
業界NO1のオンラインアシスタントサービス CASTER BIZ
この記事があなたのお役に立てれば幸いです。ではまたお会いしましょう。
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